कोल्हापूर, प्रतिनिधी : कोल्हापूर जिल्हा परिषदेमार्फत 1 जून पासून प्रभावीपणे E-Office प्रणालीचा वापर सर्व विभागांत करणेत येणार आहे. जिल्हा परिषदेच्या कामकाजात संगणकाचा जास्तीत जास्त वापर करुन शासकीय कामकाज गतिमान व्हावे, कामकाजात सुसूत्रता यावी, दस्तऐवज व माहिती सुरक्षित, आणि जलद गतीने प्राप्त होऊन निर्णय प्रक्रिया सुलभ व्हावी हा या प्रणालीचा मुुख्य उद्देश आहे.
एखादा अर्ज निवेदन, प्रस्ताव आल्यानंतर त्याची ई ऑफीस प्रणाली मध्ये ई फाईल निर्माण करुन ती त्या त्या टेबलावरील कर्मचाऱ्याकडे संगणकाद्वारे पाठवली जाईल. त्याला आवश्यक असणारी सर्व कागदपत्रे स्कॅन करुन जोडली जातील आणि त्याबाबतचे अभिप्राय संगणकावर नोंदवून विभागप्रमुखांच्या माध्यमातून मुख्य कार्यकारी अधिकारी यांचेकडे पाठवली जाईल.
या प्रक्रियेमध्ये फाईल तयार झाले पासून ते मुख्य कार्यकारी अधिकारी यांचे पर्यंतचा फाईलचा प्रवास तारीख व वेळेनुसार पाहता येतो. त्यामुळे कोणाकडे फाईल आहे, ती पूर्ण झाली अगर कसे याबाबत शोध घेणे शक्य होईल. तसेच नेमक्या कोणत्या कार्यासनावर फाईल थांबून राहिली आहे याचीही माहिती मिळेल.
अगदीच अत्यावश्यक असलेल्या फाईल्स च्या बाबतीत एखादे अधिकारी / कर्मचारी फिरतीवर असतानादेखील E-Office च्या माध्यमातून कामकाज करु शकेल. E-Office मध्ये तयार झालेल्या फाईलचे जतन ऑनलाईन होणार आहे. त्यामुळे फाईल गहाळ होणेचा प्रश्न उद्भवणार नाही. तसेच भविष्यामध्ये लागणाऱ्या फाईलचे कागदपत्रेही वेळोवेळी उपलब्ध होण्यास सुलभ होणार आहेत.
E-Office प्रणालीमुळे कोणत्याही अभ्यंगातास/लाभार्थ्यास प्रत्यक्ष भेटण्याची आवश्यकता नसून त्यांच्या प्रकरणांचे निर्गतीकरण हे जलद गतीने होणार आहे. त्यामुळे शासकीय यंत्रेणेमध्ये भ्रष्टाचाराच्या तक्रारी कमी होतील. फाईलच्या प्रवासामध्ये एकदा कर्मचाऱ्यांने फाईल त्यांच्या लगतच्या वरिष्ठांकडे पाठविल्यानंतर त्यात कोणताही बदल करता येणार नाही ही बाब अत्यंत महत्वाची आहे.
सद्यस्थितीत जिल्हा परिषदेकडील कर्मचाऱ्यांना E-Office साठी आवश्यक असलेले शासकीय ई-मेल आयडी तयार करणेत आले आहेत. तसेच जिल्हा परिषदेच्या सर्व विभागातील कर्मचाऱ्यांना मास्टर ट्रेनरद्वारे E-Office चे प्रत्यक्ष प्रशिक्षण देणेत आले आहे. प्रायोगिक तत्वावर मुख्यालयातील सर्व विभागामध्ये प्रात्यक्षिक फाईल तयार करण्याचे कामकाज 15 मे 2024 ते 31 मे 2024 या कालावधीत सुरु राहणार आहे. तसेच या कालावधीमध्ये टिपणी व प्राप्त पत्रांचे E-Ofice व प्रत्यक्ष फाईल मध्ये तयार करण्याचे कामकाज सुरु आहे.
या दरम्यान कामकाज करताना येणाऱ्या अडचणींचे निराकरण करणेसाठी मास्टर ट्रेनरची नियुक्ती करणेत आली आहे. सामान्य प्रशासन विभागाकडे नव्याने सुरु होणाऱ्या फायली हया E-Office मधून प्रस्तावीत करणेची कार्यवाही आज बुधवार 15 मे 2024 पासून सुरु झाली आहे. 1 जून 2024 पासून जिल्हा परिषद मुख्यालयात नव्याने तयार होणा-या सर्व फाईल E-Office प्रणालीमध्ये तयार केल्या जातील. याविषयी जिल्हा परिषद मुख्यालयातील सर्व विभागातील कर्मचाऱ्यांना E-Office विषयक प्रशिक्षण देणेत आलेले आहे.
E-Office प्रक्रियेमधून फाईल पाठविण्याच्या पहिल्याच दिवशी सामान्य प्रशासन विभाग, ग्रामपंचायत विभाग, महिला व बालकल्याण विभाग यांनी या प्रक्रियेचा अवलंब करुन फाईल मान्यतेस्तव सादर केल्या .
